Mời cộng tác dịch thuật/biên tập

[Cuong]

Tôi xin dịch tiếp theo bác TrungDN một đọan, cũng là được đến đâu hay đến đó:

2. Когда у нас много бумажной работы (специфика работы: отчеты, аналитика), нет юристов, нет кредитного менеджера, и нам нужно показать клиенту серьезность отношения к ситуации с задолженностью. Надо писать письмо.
Основным правилом при написании писем будет:
«Получатель письма должен думать, что обращаются к нему лично!»
То есть, следует из всех сил избегать создания у клиента (должника) ощущения, что письмо – продукт, автоматически генерируемый системой по сигналу о задолженности. Клиент, получая письмо, должен думать, что с ним работает конкретный специалист и действия будут исходить от этого (строгого) человека.
Пишите кратко. Это второе правило. Стандарт переписки складывался в начале-середине ХХ века. Тогда на улицах было гораздо меньше надписей, они были более однообразные и менее побуждающие. В последние 10-15 лет ситуация с письменным текстом существенно изменилась. На нас обрушилась лавина текстов. И большинство из них призывают, подталкивают, настаивают! А мы пишем все те же письма. Длинные письма, полные существительных. Поэтому повторяю:
«Пишите кратко! Пользуйтесь глаголами!»

2. Khi chúng ta nhiều công việc giấy tờ (đặc điểm công việc: báo cáo, phân tích), không có luật sư, không có chuyên gia quản trị tín dụng nhưng chúng ta lại cần cho khách hàng (KH) thấy sự nghiêm trọng của tình hình nợ nần. Lúc đó cần phải viết thư.
Quy tắc chung khi viết thư như sau:
“Người nhận thư cần phải cảm thấy rằng: người ta viết thư cho chính cá nhân anh (chị) ta”
Nghĩa là, cần cố hết sức tránh gây cho KH (con nợ) cảm giác rằng thư được viết bởi một hệ thống tự động nào đó, sau khi nó nhận được tín hiệu ghi nhận về nợ. KH khi nhận đc thư cần phải nghĩ rằng có một chuyên gia cụ thể đang làm việc với anh (chị) ta và các hàng động kế tiếp sẽ phụ thuộc vào vị chuyên gia (nghiêm khắc) đó.
Hãy viết ngắn gọn. Đó là quy tắc thứ 2. Tiêu chuẩn của việc trao đổi thư tín đã có từ nửa đầu TK 20. Khi đó ngòai phố ít các bảng quảng cáo, băng rôn… hơn bây giờ, chúng tương đối đơn điệu, ít kích động hơn. Khỏang 10-15 năm lại đây tình hình đã thay đổi căn bản. Chúng ta bị tấn công bởi thác lũ các bài viết. Phần lớn chúng kêu gọi, kích động, dạy bảo…! Còn chúng ta thì lại vẫn viết những bức thư như cũ. Những bức thư dài, chúa đầy các danh từ. Vì vậy tôi nhắc lại:
“Hãy viết ngắn! Hãy sử dụng các động từ”

[hongducanh]

Cụ ông Starik Hottabych và cụ bà Baba Yaga Muôn vàn kính mến!
Hai cụ là một cặp vợ chồng sống lâu nhất trong vương quốc NNN. Hơn thế nữa lại hiểu nhau đến tận chân tơ kẽ tóc. Và dường như hai cụ có phép thần thông biến hóa-đi mây về gió (giống Tôn hành Giả thời đại Đường Trung Hoa). Cho nên, mọi chuyện trong vương quốc NNN chẳng thể dấu được hai cụ.
Mặc dù, cụ bà thương cụ ông "bồng bột" tâm sự với Vonca nào đó đã được TrungDN nhắc nhở - mà đem lòng trắc ẩn cảnh cáo Mod TrungDN.

[tieuboingoan]

[phucanh]

5.1.1. Hệ thống nhắc nhở
Sự có mặt của hệ thống tốt hơn nhiều khi không có nó. Cần phải nhớ là hệ thống nhất định phải đủ linh hoạt để khách hàng có cảm giác là có một người rất cảnh giác đang làm việc thường xuyên và nghiêm túc với anh ta. Những nguyên tắc cơ bản để xây dựng hệ thống nhắc nhở như sau:
* Tăng dần (và chắc chắn) mức độ yêu cầu (từ gửi thư tới gửi thư, từ gọi điện đến gọi điện, từ gặp mặt đến gặp mặt).
Nếu các bạn cảnh báo cho khách hàng và vì chẳng có chuyện gì xảy ra, cảnh báo của bạn không trở thành hiện thực, thì khách hàng sẽ cho rằng bạn bất lực đối với anh ta. Do đó tốt nhất là hãy hứa ít, nhưng thực hiện lời hứa ở mức độ quyết liệt cao hơn trong quan hệ với khách hàng.
* Tạo ra một vài phương án viết thư (khác nhau!) tùy thuộc vào tỷ lệ tín dụng của (nhóm) khách hàng.
Khi không có sự thay đổi trong các bức thư, khách hàng sẽ hiểu rằng chúng ta chỉ làm việc với anh ta một cách máy móc. Nhiệm vụ của bạn - tạo cho khách hàng cảm giác anh ta thường xuyên bị nếu không phải là giám sát thì cũng là theo dõi. Hãy tạo ra vài phương án viết thư và sử dụng chúng dần dần theo trình tự. Về nguyên tắc viết thư, đọc ở phần 5.1.
* Cá biệt hóa: sử dụng trong văn bản (và trong các cuộc nói chuyện) tên và họ của người nhận. Quạn trong là viết (phát âm) đúng tên và họ.
Việt đúng họ tên sẽ làm tăng hiệu quả của việc cá biệt hóa. Điều này đặc biệt liên quan đến những cái tên phức tạp.
* Nếu có thể, hãy tỏ ra vô tình khi đưa ra lời hứa hoặc những thành kiến. Không bao giờ được đưa ra những điều giống như sự đe dọa.
Hãy tránh đe dọa. Luôn hành động trong khuôn khổ thỏa thuận và tính hợp pháp. Áp lực cần được thể hiện một cách cụ thể. Xẵng giọng tốt hơn bất kỳ sự đe dọa nào.
* Hãy thực hiện các lời hứa của mình một cách tuần tự. Khách hàng cần cảm thấy các hành động liên quan đến anh ta đang được hoàn thành. Rằng anh ta càng trì hoãn việc thanh toán lâu bao nhiêu, thì bạn càng trở nên kiên trì và triệt để hơn bấy nhiêu... Có nghĩa là bạn không ngại đi đến tòa án.
Quan trọng là để bạn:
1. Nhớ tới "suy đoán về tính vô tội" của khách hàng, nhất là ở giai đoạn đầu.
"Kính gửi... Hãng chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn về sự hợp tác. Hy vọng rằng sự hợp tác của chúng ta sẽ tiếp tục..."
"Vui lòng kiểm tra lại các số liệu về việc thanh toán số tền của chúng tôi... Rất vui mừng nếu việc thanh toán đã được thực hiện..."
2. Tăng mức độ yêu cầu, bổ sung thêm thông tin về các thỏa thuận (và tăng cảm giác có lỗi ở khách hàng). Đã hứa với bạn hai lần mà vẫn chưa thực hiện các nghĩa vụ của mình - có lỗi).
"Trong trường hợp nếu đến ngày ... số tiền chưa được thanh tóan, chúng tôi buộc phải tính lãi theo các điều đã thỏa thuận".
"Sau ngày ... không cần thông báo bổ sung chúng tôi sẽ tạm thời ngưng các dich vụ, và chúng tôi sẽ chuyển sang các biện pháp tiếp theo..."
3. Đã sẵn sàng sử dụng những yêu cầu chính thức, thông báo cho khách hàng về việc chuyển sự việc lên tòa án hoặc bên thứ ba.
"Xin thông báo với ông rằng, liên quan đển khoản nợ [thông tin về khoản nợ] mà ông nợ công ty chúng tôi, tòa án đã bắt tay vào việc [ngày]. Ông vẫn có thể ngưng sự việc lại khi thanh toán [số nợ] vào ngày nhận được bức thư này."
Khi bạn lên kế họach hành động bằng cách gửi thông báo nhắc nhở, hãy kết hợp nó với qui trình quản trị tín dụng chung. Hãy xác định bằng cách nào hệ thống này có thể liên kết với hệ thống nhóm khách hàng và ở giai đoạn nào thì cùng lúc bạn thông báo về các dịch vụ của công ty bạn hoặc của các cộng sự pháp lý phù hợp với khách hàng - con nợ.

[Màu nắng]

Cám ơn các bác TrungDN, Cuong, Phucanh nhiều nhiều. Các bác bỏ thời gian vàng ngọc giúp em thế này, em cảm tạ lắm lắm!!!

@tieuboingoan: Cám ơn bạn đã giới thiệu. Bạn có thể cho tôi địa chỉ email của bạn gái kia không? Tôi muốn trao đổi một số thứ qua mail hoặc chat/tel với bạn ấy chút. Thks.

[Màu nắng]

Cám ơn các bác TrungDN, Cuong, Phucanh nhiều nhiều. Các bác bỏ thời gian vàng ngọc giúp em thế này, em cảm tạ lắm lắm!!!

@tieuboingoan: Cám ơn bạn đã giới thiệu. Bạn có thể cho tôi địa chỉ email của bạn gái kia không? Tôi muốn trao đổi một số thứ qua mail hoặc chat/tel với bạn ấy chút. Thks.

[TrungDN]

Hoan hô bác Cuong và bác phucanh.

@ Màu nắng: Động viên anh em 1 câu chứ nhỉ? Để lấy tinh thần làm tiếp mà.

[Màu nắng]

Chắc chắn rồi, hôm nào em mời các bác đi karaoke một bữa để cảm tạ tấm thịnh tình.

[TrungDN]

Tiếp tục nào. Kiểu này chắc phải nhiều buổi trưa không ngủ mới được karaoke một bữa đây. Hay là bác Màu nắng cho anh em tạm ứng trước đi nhỉ?



5.1.2. Công nghệ viết thư
Cần phải nhớ là trong những hoàn cảnh khác nhau, với những con người cụ thể khác nhau thì thư từ tác động cũng khác khác. Và mặc dù phần lớn thư từ được viết ra một cách “ngẫu hứng” nhưng vẫn tồn tại một số những động tác tuần tự đơn giản để viết ra một bức thư tốt đẹp:
1. Hãy viết ra hết những gì muốn nói rồi sửa lại cho đến khi bạn hài lòng.
2. Quăng ngay tờ giấy đã sửa. Mạnh dạn vứt nó đi.
3. Việt lại thư lần nữa. Chắc chắn lời văn phải mạch lạc, diễn đạt rõ ràng nhwungx gì bạn muốn nói.
4. Nhờ một người khác (bạn bè, đồng nghiệp…) đọc lại bản thảo cuối cùng của bạn và theo dõi người đó đọc trên bản copy và đánh dấu những chỗ người đó đọc bị vấp (giả thiết là người đó đọc bản in rõ ràng, không phải là đọc bị vấp do chữ viết tay tháu quá).
5. Đọc lại bức thư lần nữa. Có lẽ nên sửa những chỗ mà người đọc bị vấp.
6. Sửa lại lần cuối.
7. Thư đã hoàn chỉnh
Logic cấu trúc bức thư, cũng như khi nói chuyện vần phải tuân theo nguyên tắc sau:
1. Chuẩn bị tinh thần (nêu các điểm tích cực trong công việc với khách hàng).
a. Nêu các sự kiện đã liên kết bạn với khách hàng (con nợ).
2. Mở đầu (yêu cầu thanh toán hóa đơn, nợ nần).
a. Trình bày hậu quả có thể (biện pháp trừng phạt).
b. Trình bày cách tránh hậu quả đó (cần phải thanh toán)
Vậy cấu trúc lời văn sẽ như thế nào?
Mục cơ bản đầu tiên là chuẩn bị tinh thần. Thực tế ở giai đoạn chuẩn bị này tôi thường nói tôi thích làm việc với khách hàng ra sao. Tôi nói là khách hàng tốt lắm.
Mục thứ hai sẽ là mở đầu. Vì anh tốt nên anh hãy làm như tôi đề nghị.
Mục 2a nói về trừng phạt. “Phạt là do anh gây nên”. Tôi giải thích cho KH biết sẽ bị phạt thế nào.

Và lúc đó mục 2b tôi lại nói” làm thế nào để khỏi bị phạt. Làm thế nào để khỏi bị phạt hỉ? Thực tế chỗ này tôi chỉ nói:” Bạn là người tốt nên bạn hãy thanh toán đi. Nếu không thanh toán thì chúng tôi buộc phải bắt đầu nhờ đến pháp luật để đòi, nhưng anh có thể ngăn việc đó lại bằng cách thanh toán đi”. Tôi đề nghị anh thanh toán để tránh bị trừng phạt. Cần phải nói không chỉ về trường phạt mà phải nói cả biện pháp để tránh bị trừng phạt nữa. Việc người đó biết được khả năng tránh bị trừng phạt là rất quan trọng.
Xem lại mục 1a, đây cũng là phần quan trọng của bức thư – đó là sự tồn tại của hợp đồng. Tôi khẳng định là có hợp đồng rồi. Tức là anh đã thỏa thuận với chúng tôi là anh sẽ chấp nhận các điều kiện mà chúng tôi đưa ra khi cấp tín dụng. Chúng tôi có chứng cớ bản Hợp đồng đó. “Theo hợp đồng tín dụng, anh phải thanh toán khoản này. Vì anh không thanh toán nên buộc lòng chúng tôi phải có biện pháp phạt. Nếu anh muốn tránh bị phạt thì anh phải thanh toán”. Đó, sơ đồ của cuộc trao đổi là thế đó. Có thể dùng sơ đồ này trong cuộc nói chuyện trực tiếp.
Bức thư có tái bút - PS (post scriptum) – cũng tác động tốt lắm. Bạn sẽ đọc đi đọc lại dòng tái bút mấy lần (ai cũng đọc dòng tái bút nhiều lần, có thể là vì nó ngắn). Tức là, người nhận thư sẽ đọc dòng tái bút, và đọc lại lần nữa. Hóa ra là trong tay bạn còn có một công cụ nữa cũng có tác dụng. Trong dòng tái bút ta sẽ viết: “Làm ơn thanh toán khoản nợ đó trước ngày này”. Hãy chú ý tới chi tiết rất ác: chúng ta kết thúc bức thư bằng câu có lời “làm ơn” này. Nếu bạn làm theo đúng quy luật, nguyên tắc soạn thảo văn bản thì bạn không được phép dùng tái bút và phải cho câu đó vào chỗ tiêu đề. Phải làm cái yêu cầu trả số tiền cụ thể trước một thời hạn cụ thể là một phần của tiêu đề. Cái đó cũng có tác dụng lắm.
Tôi hiện có một số phương án viết thư liên quan đến việc sử dụng những những nguyên tắc mà tôi đã nêu ra ở đây (xem thư mẫu ở phần phụ lục). Ví dụ bức thư này được viết cho ngân hàng:

“Ông Nguyễn Hay Quên kính mến!
Rất cám ơn ông đã hợp tác với ngân hàng chúng tôi. Chúng tôi trân trọng và luôn ủng hộ mỗi quan hệ với những khách hàng như quý Ông. Chính vì thế đề nghị quý Ông khẳng định cho chúng tôi là Hóa đơn số 44 ngày 12/10/2004 với số tiền 148 433 rúp đã được thanh toán. Xin cảm ơn.

Phụ trách tín dụng”

Đây chỉ là thư nhắc nhở. Rát nhiều động từ. Thư này viết theo sơ đồ: Chúng tôi vui lòng hợp tác với anh, có hợp đồng. “Anh chưa trả tiền – cái này đang tồn tại. Đề nghị hãy khẳng định việc thanh toán – đó là mấu chốt cơ bản của bức thư này.
Cái thư tiếp theo cũng tác động không kém (toàn văn bức thư nêu trong phụ lục). Thư này có tác động, mặc dù nó hơi dài (tức là vi pạm nguyên tắc “hãy ngắn gọn”). Tôi phải dùng bức thư này vì nó hiệu quả. Bức thư này không nhắm vào người lãnh đạo mà nhắm vào chính người đang làm việc cụ thể trong công ty.

“Kính gửi Đồng nghiệp
Cho phép tôi được thông báo tới Ông là công ty đã nhận được Hóa đơn số 454 yêu cầu thanh toán cho dịch vụ đã được cung cấp ngày 30/06/2004.
Chúng tôi đã nhiều lần liên lạc qua điện thoại (bừng văn bản, bằng Fax, thư điện tử…) nhưng rất tiếc cho đến nay vẫn không nhận được thông báo về việc thanh toán hóa đơn đó”…
Ở đây có cả câu “Ông đã hứa…”. Trong thư có nói bóng gió đến việc “chúng tôi hiểu là tại sao lại có chuyện đó”. Tiếp theo đó là ám chỉ nhẹ nhàng về nguy cơ ảnh hưởng đến uy tín của công ty đó.
“Chúng tôi thực sự hy vọng là đấy không phải là do khó khăn tài chính của quý Công ty”. Thực ra thì ta hiểu là nguyên nahan của việc không thanh toán đúng hạn có thể là “khó khăn tài chính”. Tiếp theo lại có ám chỉ nữa đến quyền hạn. Sau đó ta đề nghị hoặc là thanh toán, hoặc là ra văn bản chính thức từ chối. Lúc đó bạn đồng nghiệp sẽ nghĩ: Có lẽ thà trả nợ đi cho rồi, còn hơn là rắc rồi với cái văn bản chính thức từ chối. Bức thư này trình bày rất rõ ràng suy luận sau: “Chúng tôi đã làm xong phần mình – mọi việc đều tốt đẹp. Chúng tôi đã làm đúng yêu cầu của các anh rồi, giờ thì các anh phải trả tiền đi”. Đây là lá thư thứ hai và nó sẽ tác động đúng.

[matador]

@ TrungDN , cuong , phucanh : Các bác dịch chuẩn quá , chắc kỳ công lắm đây , mỗi trang A4 ngốn cả giấc ngủ trưa chứ chả chơi !

@MN :Bạn MN nhớ trả công cho mấy bác ấy thật hậu hỹ nhé ! Nghe cái vụ ăn Шашлык kèm xông hơi mà MN quảng cáo hôm trước thèm quá lại nhớ nước Nga thêm nữa . Nhưng mình không có khả năng theo đuổi cái vụ dịch kia đành chờ bác TrungDN đi về kể cho nghe vậy .

Bên bạn có bài nào cần dịch từ tiếng Việt ra tiếng Thanh Huớ để mình kiếm tý không nhỉ ?

[phucanh]

Còn giờ là bức thư trong đó số nợ được nhắc lại vài lần.
“Thưa ngài Nikodimov, theo hợp đồng số 104/12 công ty ông cần phải trả 10.482 rup 22 kopek trước ngày 10/11/2004. Dù ông đã hứa miệng ngày 13/11/2004, chúng tôi vẫn chưa nhận được số tiền nói trên. Chúng tôi xin được thông báo buộc phải yêu cầu công ty ông trả chúng tôi số tiền 10.482 rup 22 kopek với sự giúp đỡ của các cơ quan chức năng.
Để tránh biện pháp chế tài này, hãy làm ơn thanh tóan số tiền 10.482 rup 22 kopek trước ngày 20/11/2004”.
Khách hàng đọc thấy số tiền nhiều lần. Trước mắt anh ta đặt ra một nhiệm vụ rất bức bách. Ở đây chứng cứ hợp đồng, yêu cầu trả tiền đã được sử dụng.
Thư nói về hình phạt, số tiền và bao gồm đề nghị làm sao để tránh hình phạt.
“Thưa ông Dzinoviev!
Chúng tôi chuyển sang cưỡng chế khỏan tiền 102.486 rup. Số tiền này phát sinh từ việc ông không thực hiện hợp đồng số 4312 ký ngày 10/11/2004 (xem điểm 1.34.). Ông vẫn có thể dừng việc cưỡng chế lại. Để làm như vậy, hãy thanh tóan số tiền 102.486 rup vào ngày nhận được bức thư này”.
Tất cả đều rất rõ ràng: phạt do không thực hiện hợp đồng, và ông có thể tránh bị phạt, - bức thư nói về điều đó.
Bức thư đầu tiên nói rằng chúng ta không nhận được thông tin. Yêu cầu: làm sáng tỏ. Bức thư thứ hai – đó là lời nhắc nhở nghiêm khắc, nhưng nó vẫn còn chưa quyết liệt. Đến bức thư thứ hai chúng ta đã phải nhắc đến khỏan nợ. Bức thư thứ ba và thứ tư nói rằng hình phạt đã bắt đầu và nhiệm vụ của ông là trả tiền. Chúng tôi muốn nhận được tiền của ông.
Một vài phương án viết thư sử dụng trong những hòan cảnh khác nhau và đối với các tổ chức khác nhau được đưa vào phần phụ lục. Còn dưới đây, tôi sẽ nói về những gì không nên làm khi viết thư:
1. Nhất quyết không viết thư bằng giấy màu. Trên nền đỏ chữ đen sẽ rất khó đọc. Các màu khác rất phức tạp khi lựa chọn làm sao để trông “nghiêm túc”. Ngòai ra, như vậy là không chuyên nghiệp.
2. Tránh phân đọan văn bản bằng chữ in đậm. Nếu bạn làm như vậy, bạn buộc người đọc bắt đầu đọc từ chỗ “in đậm”, chứ không phải là từ đầu. Đọan văn bạn đang đọc “bị gãy” bởi chính từ in đậm. Điều này giống như việc phá vỡ kết cấu của văn bản. Chúng ta viết một văn bản theo trình tự, sau đó chúng ta tách riêng số tiền ra. Khi đó thực ra không hiểu là bạn viết một bức thư dài để làm gì? Khi bạn muốn văn bản được đọc, bạn cần phải làm sao để từng phần riêng biệt của nó không đập vào mắt người đọc. Và khi đó việc đọc tòan bộ văn bản mới có ý nghĩa. Nếu bỗng nhiên bạn cần phải tách một phần của văn bản, thì tôi khuyên bạn nên sử dụng chữ in nghiêng (italic) thay cho chữ in đậm. Sử dụng chữ in nghiêng không “làm gãy” văn bản, nhưng nó buộc người đọc phải “ngắc ngứ” trong lúc đọc. Nếu bạn quá muốn tách riêng số tiền ra, hãy viết thư theo cách để số tiền được đọc trong bức thư không chỉ một lần, mà là ba lần (hoặc hơn thế nữa). Ví dụ: “Ông đã ký hợp đồng với chúng tôi với số tiền này. Về phần mình ông đã không trả số tiền này”. Kết quả là số tiền này được tách ra một cách tự nhiên. Và đấy sẽ tác động mạnh hơn nhiều so với việc tách bằng chữ in đậm.

[matador]

@ bác TrungDN, Cuong, Phucanh : Bác nào có thể nhượng quyền hưởng suất của MN thì PM cho em nhé ! Em sẽ ra giá trần ! Xin cám ơn trước !

[Màu nắng]

Mời luôn cả bác Matador!

[TrungDN]

Tính ra thì còn nhiều người nữa lắm chứ Màu nắng ơi: này nhá bác Ma động viên tinh thần, bác Tolic PM để sửa bài, góp ý thuật ngữ chuyên môn, bé Meoyeu8479 thì dịch thử một ít để lấy kinh nghiệm, rồi bácNina đến tận cơ quan để nhận về dịch lúc nửa đêm ngồi canh 3N, rồi... kể hết thì còn nhiều lắm
Quân khu SGN (bác phucanh cũng là quân khu SGN đó) tính sao nhỉ. Chắc là phải đi Văn Thánh nướng sasluc cái chứ nhỉ?

[tieuboingoan]

Mầu nắng ơi, bạn gái kia tên là Hương, đ/c mail là nguyenhuonghuong@gmail.com
ĐT 04.7661987

Bạn liên hệ với bạn ấy nhé